KI-Kompetenzpflicht: Was Artikel 4 von Betrieben verlangt

Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt seit dem 2. Februar 2025 von jedem Betrieb, der KI einsetzt, Maßnahmen, die die KI-Kompetenz der Mitarbeitenden fördern, passend zu ihren Vorkenntnissen, ihrer Rolle und dem, wofür sie das KI-Tool benutzen. Seit der Änderung im Juli 2026 schreibt der Artikel kein bestimmtes Kompetenzniveau mehr vor, eine Form oder ein Zertifikat ohnehin nicht. Ein Nachweis lohnt sich trotzdem, weil die Marktaufsicht danach fragen kann.

Wen die Pflicht trifft

Die KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) unterscheidet zwischen Anbietern, die KI-Systeme entwickeln, und Betreibern, die sie beruflich einsetzen. Wer im Betrieb ChatGPT, Copilot, Claude oder ein anderes KI-Tool nutzt, ist Betreiber. Eine Untergrenze bei der Betriebsgröße gibt es nicht. Die Physiotherapie-Praxis mit sechs Leuten fällt genauso darunter wie der Konzern.

Was viele überrascht: Es kommt nicht darauf an, ob du KI offiziell eingeführt hast. Wenn der Empfang seit einem Jahr Mails mit einem kostenlosen Chatbot vorformuliert, ist das Einsatz. Die Pflicht ist dann schon da, nur weiß niemand davon.

Was die Pflicht heute verlangt

Der Gesetzestext verlangt Maßnahmen, die die KI-Kompetenz des Personals fördern. Dabei sollen die technischen Kenntnisse, die Erfahrung, die Ausbildung und der Einsatzkontext berücksichtigt werden.

Bis Juli 2026 stand dort mehr: Betriebe sollten „nach besten Kräften sicherstellen“, dass das Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Die Änderungsverordnung (EU) 2026/1744 hat diese Messlatte gestrichen. Die Maßnahmen bleiben Pflicht, ein bestimmtes Niveau schuldest du nicht. Für Betreiber von Hochrisiko-Systemen bleibt die Schulung zur menschlichen Aufsicht davon unberührt.

Für einen kleinen Betrieb übersetzen wir das so: Jede Person, die ein KI-Tool benutzt, sollte wissen, was das KI-Tool ist und was nicht, welche Daten hineindürfen und welche nie, wie sie ein Ergebnis prüft, bevor es rausgeht, und an wen sie sich bei Fragen wendet. Das ist kein Informatikstudium. Das ist ein Nachmittag, wenn er gut gemacht ist.

Der Zuschnitt auf die Rolle ist wichtig. Der Meister, der nur freigibt, was das Büro geschrieben hat, braucht anderes Wissen als die Bürokraft, die täglich damit arbeitet. Die Schulleiterin braucht anderes als die Referendarin. Eine Schulung für alle mit demselben Inhalt erfüllt den Wortlaut, verfehlt aber den Sinn.

Was die Verordnung nicht verlangt

Kein Zertifikat, keine Prüfung, kein bestimmter Anbieter, keine Mindeststundenzahl. Auch keinen „KI-Beauftragten“, obwohl dir das manche verkaufen wollen. Artikel 4 ist bewusst offen formuliert. Das ist für kleine Betriebe eine gute Nachricht: Du kannst die Maßnahmen an deinen Betrieb anpassen, statt ein Programm von der Stange zu kaufen.

Einen eigenen Bußgeldtatbestand für Verstöße gegen Artikel 4 führt Artikel 99 nicht auf. Das heißt nicht, dass nichts passieren kann: Die nationalen Marktüberwachungsbehörden können Verstöße gegen Artikel 4 ahnden, und seit dem 3. August 2026 läuft die Durchsetzung. Eine feste Summe für eine fehlende KI-Schulung gibt es aber nicht. Wer dir eine nennt, hat sie sich ausgedacht.

Wo das nicht gilt

Wenn niemand im Betrieb KI beruflich einsetzt, greift Artikel 4 nicht. Das gilt für den Solo-Betrieb ohne Mitarbeitende praktisch ebenso: Die Pflicht richtet sich an den Umgang mit Personal. Sinnvoll ist das Wissen trotzdem, denn für das, was rausgeht, haftest du allein.

Nicht unter Artikel 4 fallen nach unserer Einschätzung auch Fälle, in denen KI nur unsichtbar in Programmen steckt, die du sowieso nutzt, etwa die Rechtschreibprüfung im Textprogramm. Wo die Grenze genau liegt, ist noch nicht ausgeurteilt. Wir ziehen sie dort, wo jemand bewusst eine Eingabe macht und ein erzeugtes Ergebnis weiterverwendet.

Was ein kleiner Betrieb konkret tun kann

Der Weg, den wir empfehlen, hat drei Bestandteile, und keiner davon ist Killefitz. Erstens eine Bestandsaufnahme: Wer nutzt was, wofür, mit welchen Daten. Oft kommt dabei mehr zutage, als die Inhaberin erwartet hat. Zweitens eine Schulung, die an den echten Aufgaben des Betriebs arbeitet, mit Teilnahmebestätigung je Person. Drittens kurze KI-Regeln auf einer Seite: erlaubte KI-Tools, erlaubte Daten, wer prüft, wer kennzeichnet.

Die Bestätigung und die Regeln wandern in einen Ordner. Wenn eine Behörde fragt, holst du ihn raus. Das ist der ganze Nachweis. Wie du ihn im Detail führst, steht in unserem Artikel Muss ich meine Mitarbeiter in KI schulen?

Das ist unsere praktische Einschätzung, keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheit entscheidet dein Anwalt oder Datenschutzbeauftragter.

Wie wir es selbst halten

Bei uns ist KI seit Jahren tägliches Arbeitsmittel. Unsere Regeln passen auf eine Seite: keine Kundendaten in fremde Systeme, nur KI-Tools mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Trainingsausschluss, alles wird gelesen, bevor es rausgeht, Kennzeichnung nach festgelegten Regeln. Neue KI-Tools kommen erst in die Regeln, dann in den Alltag. Genau diese Reihenfolge empfehlen wir auch dir.

Fazit

Artikel 4 ist keine Hürde, sondern eine Pflicht, die du mit gesundem Menschenverstand erfüllst: Wer mit dem KI-Tool arbeitet, soll wissen, was er tut. Eine Schulung mit Nachweis und kurze Regeln reichen für die meisten kleinen Betriebe. Wie so eine Schulung bei uns aussieht, steht unter KI-Schulung. Was in die Regeln gehört, erklärt der Artikel KI-Regeln für den Betrieb.