Wo KI dir nichts bringt: Vier Fälle, in denen wir abraten

Kurz gesagt: Wir raten von KI ab, wenn der Ablauf selbst das Problem ist, wenn Kunden- oder Patientendaten in fremde Systeme müssten, wenn eine Vorlage in Word dasselbe erledigt und wenn niemand im Betrieb Zeit hat, das Werkzeug zu benutzen. In diesen vier Fällen bringt dir KI nichts, egal wie gut das Werkzeug ist. Drei davon lassen sich ändern, einer erledigt sich ohne KI besser. Wir sagen das im Erstgespräch, nicht nach der Rechnung.

Der Ablauf ist das Problem

Ein Handwerksbetrieb schreibt Angebote spät, weil das Aufmaß auf Zetteln liegt, die zwischen Baustelle und Büro verloren gehen. Eine Praxis beantwortet Mails langsam, weil drei Leute dasselbe Postfach lesen und niemand weiß, wer dran ist. In beiden Fällen ist der Text nicht das Problem, sondern der Weg dahin. KI macht den Text schneller. Den Zettel findet sie nicht, und wer zuständig ist, klärt sie auch nicht.

Unsere Empfehlung in solchen Fällen: erst aufräumen. Wer das Aufmaß fotografiert und in einen Ordner legt, wer das Postfach einer Person zuordnet, hat oft mehr gewonnen als mit jedem Werkzeug. Danach kann man über KI reden, und oft stellt sich heraus, dass der Bedarf kleiner ist als gedacht.

Die Daten dürften nicht rein

Das ist der Fall, der uns am häufigsten begegnet, in Praxen, Kanzleien und Schulen. Die Aufgabe wäre wie gemacht für KI: Befunde zusammenfassen, Akten durchsuchen, Gutachten gliedern. Nur enthalten die Texte Gesundheitsdaten, Mandantengeheimnisse oder Schülerdaten. Personenbezogene Daten in ein KI-Werkzeug zu geben ist Verarbeitung nach der DSGVO, für besondere Kategorien wie Gesundheitsdaten gelten strengere Regeln, und für Berufsgeheimnisträger kommt § 203 StGB hinzu. Ein allgemeiner Chatbot ohne Vertrag erfüllt diese Voraussetzungen nicht. Das ist unsere praktische Einschätzung, keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheit entscheidet dein Anwalt oder Datenschutzbeauftragter.

Was dann bleibt: Entweder die Aufgabe so umbauen, dass keine Daten ins Werkzeug müssen, etwa Textbausteine aus Stichworten statt aus dem Patientenbrief. Oder eine Lösung, die im Haus oder bei einem europäischen Anbieter mit passendem Vertrag läuft. Ob sich das für eine Praxis mit sechs Leuten lohnt, ist eine ehrliche Rechenaufgabe, und die Antwort ist oft nein. Mehr dazu in KI lokal betreiben. Oder es bleibt aus. Auch das ist eine Entscheidung.

Eine Vorlage in Word tut es auch

Wenn ein Betrieb jede Woche dieselben fünf Mails schreibt und sich darin nur Name und Termin ändern, braucht er kein Sprachmodell. Er braucht fünf Textbausteine. Die sind in einer Stunde geschrieben, kosten nichts im Monat, brauchen keine Prüfung des Ergebnisses und keine Regel für Daten, weil keine Daten irgendwohin fließen. KI lohnt sich dort, wo der Text jedes Mal anders ist, weil die Situation anders ist: das Angebot mit anderen Positionen, die Antwort auf eine Frage, die so noch nie kam. Für die reine Wiederholung ist die Vorlage die klügere Lösung. Wir sagen das, obwohl wir mit dem Sprachmodell mehr verdienen würden.

Niemand hat Zeit, es zu benutzen

Ein Werkzeug, das niemand benutzt, spart keine Minute, kostet aber Lizenz und Aufmerksamkeit. Wenn die Bürokraft an drei Vormittagen da ist und die Zeit schon für das Nötigste knapp ist, fehlt die Stunde zum Ausprobieren, zum Anpassen der Vorlage, zum Prüfen. Dann bleibt das Konto ungenutzt, und beim nächsten Gespräch heißt es, KI habe „bei uns nicht funktioniert“. Sie hat nicht funktioniert, weil sie nie an der Reihe war.

Der Fall ist behebbar: Zeit lässt sich schaffen, wenn die Aufgabe wichtig genug ist. Aber sie muss vorher geschaffen werden, nicht nebenbei. Wenn das nicht geht, raten wir zum Warten.

Was wir selbst machen

Bei uns ist KI seit Jahren tägliches Werkzeug, und trotzdem gelten dieselben Grenzen: Kundendaten kommen in kein fremdes System, für wiederkehrende Texte haben wir feste Vorlagen statt neuer Arbeitsaufträge, und alles, was das Werkzeug schreibt, wird gelesen, bevor es rausgeht. Was sich nicht lohnt, lassen wir. Das ist keine Haltung gegen KI, sondern der Grund, warum sie bei uns funktioniert.

Fazit

Vier Fälle, in denen wir abraten, und drei davon lassen sich ändern. Die KI-Orientierung ist dafür gebaut: 90 Minuten, danach steht schriftlich, welche zwei bis drei Anwendungsfälle passen und welche Ideen wir gestrichen haben, mit Begründung. Wenn die Antwort „vorerst nichts“ lautet, steht das so drin. Woran du Angebote erkennst, die das anders sehen, liest du in KI-Killefitz erkennen.