Anwendungsfälle
KI in der Kanzlei: Was geht, was nicht
Textbausteine, Merkblätter und Recherche ohne Mandantenbezug gehen. Akteninhalte in allgemeine Chatbots nicht. Wo § 203 StGB die Grenze zieht.
Veröffentlicht am 18. August 2026
Auf einen Blick
- Geht: Textbausteine für Standardanfragen, Merkblätter, Website-Texte, Gliederung abstrakter Sachverhalte, Zusammenfassung von Gesetzestexten.
- Geht nicht: Mandantendaten in einen allgemeinen KI-Dienst. § 203 StGB und DSGVO setzen enge Grenzen, die ein Chatbot ohne Vertrag nicht erfüllt.
- Fundstellen aus dem Werkzeug werden immer nachgeschlagen. Erfundene Urteile sind Teil der Funktionsweise, kein Ausrutscher.
- Die Regel steht vor dem Werkzeug. Die rechtliche Bewertung einzelner Werkzeuge bleibt bei euch und eurem Datenschutzbeauftragten.
Kurz gesagt: In der Kanzlei geht KI überall dort, wo kein Mandantengeheimnis berührt wird: Textbausteine für Standardanfragen, Merkblätter, Website-Texte, das Gliedern von Sachverhalten ohne Namen, das Zusammenfassen von Gesetzestexten. Nicht geht alles, was Mandantendaten in einen allgemeinen Chatbot bringt: Schriftsätze mit Namen, Akteninhalte, Belege, Mails von Mandanten. § 203 StGB erlaubt die Einbeziehung von Dienstleistern nur unter engen Voraussetzungen, die ein Chatbot ohne Vertrag nicht erfüllt. Zwischen beidem liegt eine Regel, und die muss zuerst stehen.
Größter Nutzen, größtes Risiko
Kaum ein Betrieb produziert so viel Text wie eine Kanzlei oder eine Steuerberatung. Und kaum einer hat Daten, die so wenig in fremde Hände dürfen. Ein typisches Bild: Die junge Kollegin lässt sich Entwürfe von ChatGPT schreiben, die Partner wissen es nicht, der Datenschutzbeauftragte sagt „vorsichtig“, und niemand sagt etwas Konkretes. Dieser Zustand ist das Risiko, nicht das Werkzeug.
Was geht
Mandantenkommunikation ohne Mandantendaten. Fristenerinnerungen, Unterlagenanforderungen, Antworten auf Standardfragen wie „Was brauchen Sie von mir für die Einkommensteuer?“ entstehen als Textbausteine. Der Arbeitsauftrag könnte lauten: „Schreib eine freundliche Erinnerung an einen Mandanten, dass die Belege für das dritte Quartal bis Ende des Monats fehlen. Sachlich, kurz, Anrede und Frist als Platzhalter.“ Name und Frist kommen erst beim Versand aus eurem Kanzleisystem.
Kanzleitexte und Wissensbasis. Merkblätter zu wiederkehrenden Themen, Erklärtexte für die Website, interne Anleitungen. Fachlich geprüft von euch, jede Rechtsbehauptung nachgeschlagen.
Recherche und Strukturierung ohne Mandantenbezug. Einen abstrakten Sachverhalt gliedern, einen Gesetzestext in Alltagssprache zusammenfassen, die Argumente einer Seite ordnen. Das Werkzeug ist hier ein Gesprächspartner für die Struktur, keine Quelle.
Was nicht geht
Alles mit Mandantenbezug in einem allgemeinen KI-Dienst. Dazu zählen Schriftsätze mit Namen, Akteninhalte, Bescheide, Mandantenmails, hochgeladene Verträge. Auch nicht „kurz anonymisiert“: Ein Sachverhalt mit Branche, Ort und Streitwert ist oft wieder zuzuordnen.
Die Gründe: § 203 StGB erlaubt es Berufsgeheimnisträgern nur unter engen Voraussetzungen, Dienstleister einzubeziehen. Ein Chatbot in der kostenlosen Version hat in der Regel weder Trainingsausschluss noch Auftragsverarbeitungsvertrag. Dazu kommt die DSGVO: Personenbezogene Daten in ein Werkzeug zu geben ist Verarbeitung, braucht eine Rechtsgrundlage und nach Artikel 28 einen Vertrag mit dem Anbieter.
Das ist unsere praktische Einschätzung, keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheit entscheidet dein Anwalt oder Datenschutzbeauftragter. Ausführlicher in Berufsgeheimnis und KI.
Das Problem mit den Fundstellen
Sprachmodelle erfinden Fundstellen. Ein Urteil mit Aktenzeichen, das es nicht gibt, ein Paragraf mit falschem Inhalt, überzeugend formuliert. Das ist kein seltener Ausrutscher, sondern Teil der Funktionsweise. Für eine Kanzlei heißt das: Jede Quelle, die aus dem Werkzeug kommt, wird in der Datenbank nachgeschlagen, bevor sie in einen Text wandert. Das steht in jeder Kanzleiregel, die wir schreiben, als eigener Satz.
Was beim Menschen bleibt
Die Bewertung. Die Entscheidung, welche Argumentation trägt. Die Verantwortung für jede Zahl in einer Steuererklärung und jeden Satz in einem Schriftsatz. Und die Freigabe: Was die Kanzlei verlässt, hat eine Berufsträgerin oder ein Berufsträger gelesen.
Auch die Entscheidung, welche Werkzeuge zulässig sind, bleibt bei euch und eurem Datenschutzbeauftragten. Wir bereiten die Fragen vor und ziehen die praktische Grenze. Abschließend beantworten können wir sie nicht.
Wo das nicht gilt
Dokumentenanalyse mit Mandantendaten ist möglich, aber nur mit Werkzeugen, die für Berufsgeheimnisträger geeignet sind, in Europa oder in der Kanzlei laufen und vertraglich abgesichert sind. Ob sich das lohnt, ist eine Frage der Kanzleigröße. Für eine Kanzlei mit vier Leuten lautet unsere Antwort oft: erst die einfachen Anwendungsfälle, dann sehen wir weiter. Mehr dazu in Europäische KI-Anbieter.
Und wenn eure Kanzleisoftware Textbausteine und Fristenmails schon gut abbildet, braucht es dafür kein zweites System.
Wir selbst sind keine Berufsgeheimnisträger, halten uns aber seit Jahren an dieselbe Grenze: keine Kundendaten in fremde Systeme, Geschäftstarif mit Trainingsausschluss und Auftragsverarbeitungsvertrag, alles wird gelesen, bevor es rausgeht. Was wir Kanzleien empfehlen, machen wir täglich selbst.
Fazit
In der Kanzlei geht mehr, als viele denken, und weniger, als die Werbung verspricht. Die Grenze verläuft am Mandantenbezug. Wer sie in einer Regel festhält, kann das Team mit gutem Gewissen an die einfachen Aufgaben lassen. Wie wir dabei vorgehen, steht auf KI für Kanzleien.