DSGVO und KI: Welche Daten dürfen in ein KI-Werkzeug?

Kurz gesagt: In ein KI-Werkzeug dürfen ohne Weiteres alle Daten, die sich keiner Person zuordnen lassen: Stichworte, Vorlagen, Fachtexte, allgemeine Fragen. Sobald personenbezogene Daten dabei sind, also Namen, Adressen, Kundennummern, ist die Eingabe eine Verarbeitung nach DSGVO. Dann brauchst du eine Rechtsgrundlage und mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28. Für besondere Kategorien nach Artikel 9, etwa Gesundheitsdaten, gelten noch strengere Regeln. Die gehören in kein allgemeines KI-Werkzeug.

Warum die Eingabe schon Verarbeitung ist

Viele denken beim Chatbot an eine Suchmaschine: Man fragt, bekommt eine Antwort, fertig. Rechtlich ist es anders. Was du eingibst, wird an den Anbieter übertragen, dort gespeichert, verarbeitet und je nach Tarif für das Training des Modells verwendet. Das ist Verarbeitung im Sinne der DSGVO, und du bist dafür verantwortlich, nicht der Anbieter.

Daraus folgt alles Weitere. Jede Frage, die du dir bei einem neuen Dienstleister stellen würdest, stellt sich beim KI-Werkzeug auch: Wo liegen die Daten, was macht der Anbieter damit, gibt es einen Vertrag, wie lange bleibt es gespeichert.

Drei Sorten von Daten

Es hilft, in drei Stufen zu denken. Die erste Stufe sind Daten ohne Personenbezug. Ein Angebotstext für „eine Einbauküche, Eiche, 4 Meter“, eine Vorlage für die Terminabsage, ein Gesetzestext, den du zusammengefasst haben willst. Das darf ins Werkzeug, auch ins kostenlose, sofern es kein Geschäftsgeheimnis ist.

Die zweite Stufe sind gewöhnliche personenbezogene Daten. Name, Adresse, Telefonnummer, Kundennummer, Auftragshistorie. Dafür brauchst du eine Rechtsgrundlage, meist die Vertragserfüllung oder ein berechtigtes Interesse, und einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Kostenlose Versionen von ChatGPT und ähnlichen Diensten bieten den in der Regel nicht. Geschäftstarife, meist 20 bis 30 € je Nutzer im Monat, bieten ihn meist mit Trainingsausschluss.

Die dritte Stufe sind besondere Kategorien nach Artikel 9: Gesundheitsdaten, religiöse und politische Angaben, Herkunft, Sexualleben. Hier reicht ein Vertrag nicht. Die Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt und nur in engen Ausnahmen erlaubt. In ein allgemeines KI-Werkzeug gehören diese Daten nach unserer Einschätzung nicht, auch nicht im Geschäftstarif. Für Praxen haben wir das im Artikel Darf ich Patientendaten in ChatGPT eingeben? genauer aufgeschrieben.

Was der Vertrag mit dem Anbieter regeln muss

Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 legt fest, dass der Anbieter deine Daten nur nach deiner Weisung verarbeitet, sie schützt und nach Vertragsende löscht. Bei KI-Anbietern kommt ein Punkt hinzu, der im klassischen Hosting keine Rolle spielt: der Trainingsausschluss. Ohne ihn darf der Anbieter deine Eingaben nutzen, um sein Modell zu verbessern. Deine Kundendaten wären dann Teil eines Systems, das du nicht kontrollierst.

Prüfe also zwei Dinge, bevor du personenbezogene Daten eingibst: Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und ist der Trainingsausschluss aktiv. Beides steht in den Vertragsbedingungen des Geschäftstarifs, und beides solltest du in den Einstellungen nachsehen, nicht nur im Prospekt. Ob das Werkzeug damit für deinen Einsatz passt, hängt vom Einsatz ab. Ein Werkzeug ist nie an sich „DSGVO-konform“, nur ein Einsatz kann es sein.

Der einfachste Weg: Daten weglassen

Die beste Nachricht in diesem Artikel: Für die meisten Aufgaben im kleinen Betrieb braucht das Werkzeug gar keine personenbezogenen Daten. Die Absage-Mail funktioniert mit „Termin am Dienstag, Patient hat abgesagt, freundlich neuen Termin anbieten“. Der Name kommt beim Versand aus deinem Mailprogramm. Das Angebot entsteht aus Aufmaß und Stichworten, die Adresse fügt die Handwerkersoftware ein.

Wer so arbeitet, umgeht die ganze Prüfung. Kein Vertrag nötig, keine Rechtsgrundlage, kein Risiko. Das ist die Regel, die wir in jeder Einführung an erste Stelle setzen: Was das Werkzeug nicht braucht, bekommt es nicht.

Wo das nicht reicht

Es gibt Aufgaben, bei denen die Daten drin sein müssen: Dokumentenanalyse in der Kanzlei, Gesprächszusammenfassungen in der Praxis, Auswertung einer Kundendatei. Hier hilft kein Weglassen. Dann kommen nur Werkzeuge in Frage, die vertraglich abgesichert sind, in Europa oder lokal laufen und für die Datenart zugelassen sind. Ob sich der Aufwand für deine Betriebsgröße lohnt, ist eine ehrliche Frage, und die Antwort ist oft nein.

Das ist unsere praktische Einschätzung, keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheit entscheidet dein Anwalt oder Datenschutzbeauftragter.

Was wir selbst machen

Bei uns kommen keine Kundendaten in fremde Systeme. Punkt. Wir arbeiten mit Geschäftstarifen, Auftragsverarbeitungsvertrag und Trainingsausschluss, und trotzdem gilt die Regel: Entwürfe mit Platzhaltern, Daten erst beim Versand aus dem eigenen System. Das kostet uns täglich ein paar Sekunden und spart uns jede Diskussion.

Fazit

Ohne Personenbezug darf alles rein. Mit Personenbezug brauchst du Rechtsgrundlage, Vertrag und Trainingsausschluss. Besondere Kategorien bleiben draußen. Und die meiste Arbeit lässt sich so zuschneiden, dass die Frage gar nicht aufkommt. Welche Werkzeuge das für welche Daten leisten, klären wir in der KI-Orientierung. Wann die kostenlose Version reicht und wann nicht, steht im Artikel Kostenlose KI oder Geschäftstarif.