Kostenlose KI oder Geschäftstarif: Wann reicht die Gratisversion?

Kurz gesagt: Die kostenlose Version reicht, solange du ausprobierst und keine Daten von Kunden, Patienten oder Mitarbeitenden eingibst. Für Texte ohne Personenbezug, etwa einen Aushang, eine Stellenanzeige oder die Zusammenfassung eines öffentlichen Textes, ist sie völlig in Ordnung. Sobald das Werkzeug im Betrieb regelmäßig läuft, Kundendaten berührt oder mehrere Leute es nutzen, brauchst du einen Geschäftstarif. Der kostet etwa 20 bis 30 € je Nutzer im Monat und bringt das, was die Gratisversion in der Regel nicht hat: Trainingsausschluss und Auftragsverarbeitungsvertrag.

Was die Gratisversion kann

Die kostenlosen Versionen von ChatGPT, Claude und anderen sind keine abgespeckten Spielzeuge. Für die meisten Alltagsaufgaben liefern sie ähnliche Textqualität wie die bezahlten Tarife, manchmal mit Begrenzungen bei der Menge oder beim Zugriff auf das neueste Modell. Zum Kennenlernen sind sie ideal: Du siehst, was das Werkzeug mit deinem Arbeitsauftrag macht, wie du nachfragst und wo es daneben liegt.

Unbedenklich ist die Gratisversion für alles, was ohnehin öffentlich ist oder niemanden persönlich betrifft: den Text für die Website, eine Stellenanzeige, den Elternbrief ohne Namen, die Gliederung für einen Vortrag, die Zusammenfassung eines Gesetzestextes, den du gerade liest.

Was sie in der Regel nicht hat

Zwei Dinge fehlen bei kostenlosen Versionen meist. Erstens der Trainingsausschluss: Der Anbieter darf deine Eingaben nutzen, um sein Modell weiter zu trainieren. Was du eingibst, kann also in irgendeiner Form im System bleiben. Zweitens der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO. Sobald du personenbezogene Daten eingibst, verarbeitet der Anbieter sie für dich, und dafür braucht es diesen Vertrag. Ohne ihn ist die Eingabe von Kundendaten nicht zulässig.

Beides zusammen heißt: Die Gratisversion ist ein Werkzeug für Texte ohne Personenbezug. Nicht mehr, nicht weniger. Das ist unsere praktische Einschätzung, keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheit entscheidet dein Anwalt oder Datenschutzbeauftragter.

Woran du erkennst, dass sie nicht mehr reicht

Diese Anzeichen sehen wir in Betrieben immer wieder. Jemand kopiert eine Kundenmail ins Werkzeug, um die Antwort formulieren zu lassen. Damit sind Name, Adresse und Anliegen einer Person in einem System ohne Vertrag. Oder mehrere Mitarbeitende nutzen private Konten, und niemand weiß, wer was eingibt. Oder das Werkzeug ist Teil eines festen Ablaufs geworden, etwa beim Angebotschreiben, und eine Tageshöchstmenge oder ein Ausfall stört den Betrieb.

Wenn eines davon zutrifft, ist der Geschäftstarif fällig. Nicht, weil er bessere Texte schreibt, sondern weil er die Verantwortung regelt.

Was der Geschäftstarif kostet und bringt

Geschäftstarife liegen bei den bekannten Anbietern in der Größenordnung von etwa 20 bis 30 € je Nutzer im Monat. Genaue Preise ändern sich, deshalb nennen wir hier keine. Enthalten sind meist der Trainingsausschluss, ein Auftragsverarbeitungsvertrag, eine gemeinsame Verwaltung der Konten und oft höhere Mengen oder der Zugriff auf bessere Modelle.

Für einen Betrieb mit drei Nutzern sind das grob 60 bis 90 € im Monat. Das ist weniger als eine Stunde Bürokraft und der Preis dafür, dass du weißt, wo deine Daten bleiben. Wir verkaufen keine Lizenzen und bekommen keine Provision, du schließt den Tarif direkt beim Anbieter ab.

Wo auch der Geschäftstarif nicht reicht

Der Geschäftstarif macht aus einem allgemeinen KI-Werkzeug keinen Ort für Gesundheitsdaten, Mandantenakten oder Schülergutachten. Besondere Kategorien nach Artikel 9 DSGVO und das Berufsgeheimnis nach § 203 StGB setzen engere Grenzen, die ein Vertrag mit einem allgemeinen Chat-Dienst allein nicht erfüllt. Für Praxen und Kanzleien heißt das: Der Geschäftstarif ist die Untergrenze für normale Kundendaten. Für Patienten- und Mandantendaten braucht es andere Lösungen oder gar keine. Mehr dazu in Darf ich Patientendaten in ChatGPT eingeben?.

Was wir selbst machen

Wir nutzen Claude und ChatGPT im Geschäftstarif, beide für Entwürfe, nie mit Kundendaten. Für Kundenarbeit nutzen wir ausschließlich Geschäftstarife., weil ein Betrieb mit Konten arbeiten sollte, die jemand verantwortet. Die Regel dazu passt auf eine Seite: Welche Konten gibt es, wer hat Zugang, was darf rein, was nie.

Fazit

Gratis zum Kennenlernen und für Texte ohne Personenbezug. Geschäftstarif, sobald das Werkzeug im Betrieb ankommt. Kein allgemeines Werkzeug für Gesundheits- oder Mandantendaten. Welcher Tarif zu deinem Betrieb passt und ob du überhaupt einen brauchst, klären wir in der KI-Orientierung. Was insgesamt an Kosten zusammenkommt, steht in Was kostet KI im Betrieb wirklich?.