KI-Schulung planen: Was in einen halben Tag passt

Ein halber Tag reicht, wenn eine Gruppe bis vier Personen dieselben KI-Tools nutzt und zwei bis drei konkrete Aufgaben üben soll, etwa Mails, Angebote oder Zusammenfassungen. Sind es mehr Leute oder verschiedene Rollen, teilen wir in Kleingruppen und schulen an mehreren halben Tagen, oder an einem Tag als Stationen. Bei uns kostet der halbe Tag ab 990 € netto für bis zu vier Personen. Wichtiger als die Anzahl der Termine ist die Vorbereitung.

Was eine Schulung leisten soll

Eine KI-Schulung für einen kleinen Betrieb hat zwei Ziele. Erstens: Danach können alle die Aufgaben, um die es geht, mit dem KI-Tool erledigen und wissen, wie sie Ergebnisse prüfen. Zweitens: Alle kennen die Grenzen, vor allem, welche Daten nicht ins KI-Tool dürfen. Ein drittes Ergebnis fällt dabei ab: die Teilnahmebestätigung je Person, mit der du die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4 der KI-Verordnung belegst. Die gilt seit dem 2. Februar 2025 und verlangt Maßnahmen, die zu Rolle und Einsatz passen. Ein Zertifikat oder eine bestimmte Form schreibt sie nicht vor. Das ist unsere praktische Einschätzung, keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheit entscheidet dein Anwalt oder Datenschutzbeauftragter. Mehr dazu unter Muss ich meine Mitarbeiter in KI schulen?

Was eine Schulung nicht leisten kann: KI-Tools auswählen und einrichten. Wenn noch offen ist, ob ChatGPT, Copilot oder etwas Lokales passt, ist zuerst die KI-Orientierung dran.

Warum ein halber Tag und kleine Gruppen

Vier Stunden sind gut gefüllt, wenn drei Dinge feststehen: das KI-Tool samt Tarif, die zwei bis drei Aufgaben aus eurem Alltag und die Daten, die heikel sind. Dann läuft der halbe Tag so: eine kurze Einführung, wie ein Sprachmodell arbeitet und warum es plausible statt geprüfte Antworten liefert. Danach arbeiten alle an echten Aufgaben, am eigenen Arbeitsplatz oder mit eigenen Beispielen. Zum Schluss die Regeln: Was darf rein, was nicht, wer prüft.

Vier Personen sind die Grenze, weil jede Person in den Übungen an ihren eigenen Aufgaben sitzt und dabei Fragen hat, die beantwortet werden müssen. Ab fünf wird aus der Übung ein Vortrag. Vorträge sind nicht schlecht, aber sie bringen niemandem bei, wie er am Montag die Angebotsmail schreibt.

Typische Fälle für den halben Tag: eine Praxis mit Empfang und Büro, ein Handwerksbetrieb mit Bürokraft und Meister, ein Vereinsvorstand mit den Aktiven, die schreiben. Per Video ist der halbe Tag gut machbar.

Wenn ihr mehr als vier seid

Dann teilen wir nach Rollen. In einer Kanzlei sitzen Empfang, Sachbearbeitung und Partner mit verschiedenen Aufgaben und verschiedenen Datengrenzen. Jede Gruppe bekommt ihren halben Tag mit ihren Aufgaben, die Regeln für den Betrieb entstehen über alle Gruppen hinweg und wird am Ende zusammengeführt. Für Kollegien planen wir Stationen an einem pädagogischen Tag: kurze gemeinsame Einführung, danach wechseln Kleingruppen durch die Übungen, bei großen Kollegien mit mehreren Referentinnen und Referenten. Preis nach Absprache.

Vor Ort funktionieren gemischte Gruppen besser als per Video, weil die Übungen am eigenen Arbeitsplatz einfach runder laufen.

Was sich nicht lohnt

Eine Schulung, bevor der Betrieb weiß, wofür er KI nutzen will. Dann übt das Team an Beispielen aus dem Internet, findet es interessant und macht am Montag weiter wie vorher. Ebenso eine Schulung für Leute, die im Alltag nie mit dem KI-Tool arbeiten werden: Für sie reicht eine Stunde zu den Regeln, damit sie die Grenzen kennen. Und eine Schulung ohne Nachbereitung: Die Fragen kommen in den Wochen danach, nicht im Workshop. Wenn niemand sie sammelt, verläuft die Sache.

Die Vorbereitung entscheidet

Vorab klären wir in einem kurzen Gespräch: Welche Aufgaben wiederholen sich? Welche KI-Tools sind im Einsatz oder geplant, und in welchem Tarif? Welche Daten sind heikel? Wer nimmt teil, in welcher Rolle? Daraus bauen wir die Übungen und die Gruppen. Wenn die Vorbereitung sitzt, ist ein halber Tag mehr wert als ein ungeplanter ganzer.

Was wir selbst machen

Bei uns ist KI seit Jahren tägliches Arbeitsmittel, und unsere eigenen Regeln gelten auch in jeder Schulung: keine Kundendaten in fremde Systeme, alles lesen, bevor es rausgeht. In den Übungen arbeiten wir deshalb mit erfundenen Beispielen oder euren Stichworten, nie mit echten Kunden- oder Patientendaten.

Fazit

Wer unsicher ist, fängt mit einer Gruppe an und schaut, was davon am Montag benutzt wird. Danach weiß man besser, wie die zweite Gruppe aussehen soll. Was die KI-Schulung enthält, steht auf der Leistungsseite. Wie du die Skeptiker im Team dabei mitnimmst, liest du in KI im Team einführen.