KI-Schulung planen: Halber Tag, ganzer Tag, was passt?

Kurz gesagt: Ein halber Tag reicht, wenn ein Team bis zehn Personen dieselben Werkzeuge nutzt und zwei bis drei konkrete Aufgaben üben soll, etwa Mails, Angebote oder Zusammenfassungen. Ein ganzer Tag passt, wenn mehrere Rollen im Raum sitzen, die Regel für den Betrieb gemeinsam entstehen soll oder es um ein ganzes Kollegium geht. Bei uns kostet der halbe Tag ab 990 € netto, der ganze ab 1.690 €, jeweils bis zehn Personen. Wichtiger als die Länge ist die Vorbereitung.

Was eine Schulung leisten soll

Eine KI-Schulung für einen kleinen Betrieb hat zwei Ziele. Erstens: Danach können alle die Aufgaben, um die es geht, mit dem Werkzeug erledigen und wissen, wie sie Ergebnisse prüfen. Zweitens: Alle kennen die Grenzen, vor allem, welche Daten nicht ins Werkzeug dürfen. Ein drittes Ergebnis fällt dabei ab: die Teilnahmebestätigung je Person, mit der du die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4 der KI-Verordnung belegst. Die gilt seit dem 2. Februar 2025 und verlangt Maßnahmen, die zu Rolle und Einsatz passen. Ein Zertifikat oder eine bestimmte Form schreibt sie nicht vor. Das ist unsere praktische Einschätzung, keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheit entscheidet dein Anwalt oder Datenschutzbeauftragter. Mehr dazu unter Muss ich meine Mitarbeiter in KI schulen?.

Was eine Schulung nicht leisten kann: Werkzeuge auswählen und einrichten. Wenn noch offen ist, ob ChatGPT, Copilot oder etwas Lokales passt, ist zuerst die KI-Orientierung dran.

Wann der halbe Tag reicht

Vier Stunden sind gut gefüllt, wenn drei Dinge feststehen: das Werkzeug samt Tarif, die zwei bis drei Aufgaben aus eurem Alltag und die Daten, die heikel sind. Dann läuft der halbe Tag so: eine kurze Einführung, wie ein Sprachmodell arbeitet und warum es plausible statt geprüfte Antworten liefert. Danach arbeiten alle an echten Aufgaben, am eigenen Arbeitsplatz oder mit eigenen Beispielen. Zum Schluss die Regel: Was darf rein, was nicht, wer prüft.

Typische Fälle für den halben Tag: eine Praxis mit sechs Leuten an Anmeldung und Büro, ein Handwerksbetrieb mit Bürokraft und Meister, ein Vereinsvorstand mit den Aktiven, die schreiben. Per Video ist der halbe Tag gut machbar.

Wann der ganze Tag sinnvoll ist

Der ganze Tag lohnt sich, wenn die Gruppe nicht dieselbe Arbeit macht. In einer Kanzlei sitzen Empfang, Sachbearbeitung und Partner mit verschiedenen Aufgaben und verschiedenen Datengrenzen im Raum. Dann braucht es Zeit für Übungen in Kleingruppen. Er lohnt sich auch, wenn die Regel nicht als Entwurf mitkommt, sondern im Team entstehen soll, weil sie sonst nicht getragen wird. Und er ist der Standard für Kollegien: vormittags Grundlagen und gemeinsame Linie, nachmittags Übungen in Fachgruppen. Bei mehr als zehn Personen teilen wir in Gruppen oder verlängern, Preis nach Absprache.

Vor Ort funktioniert der ganze Tag besser als per Video. Acht Stunden Bildschirm halten die wenigsten durch, und die Übungen laufen am eigenen Arbeitsplatz einfach runder.

Was sich nicht lohnt

Eine Schulung, bevor der Betrieb weiß, wofür er KI nutzen will. Dann übt das Team an Beispielen aus dem Internet, findet es interessant und macht am Montag weiter wie vorher. Ebenso eine Schulung für Leute, die im Alltag nie mit dem Werkzeug arbeiten werden: Für sie reicht eine Stunde zur Regel, damit sie die Grenzen kennen. Und eine Schulung ohne Nachbereitung: Die Fragen kommen in den Wochen danach, nicht im Workshop. Wenn niemand sie sammelt, verläuft die Sache.

Die Vorbereitung entscheidet

Unabhängig von der Länge klären wir vorab in einem kurzen Gespräch: Welche Aufgaben wiederholen sich? Welche Werkzeuge sind im Einsatz oder geplant, und in welchem Tarif? Welche Daten sind heikel? Wer nimmt teil, in welcher Rolle? Daraus bauen wir die Übungen. Wenn die Vorbereitung sitzt, ist der halbe Tag oft mehr wert als ein ungeplanter ganzer.

Was wir selbst machen

Bei uns ist KI seit Jahren tägliches Werkzeug, und unsere eigene Regel gilt auch in jeder Schulung: keine Kundendaten in fremde Systeme, alles lesen, bevor es rausgeht. In den Übungen arbeiten wir deshalb mit erfundenen Beispielen oder euren Stichworten, nie mit echten Kunden- oder Patientendaten.

Fazit

Halber Tag für ein Team mit klaren Aufgaben und gleichem Werkzeug, ganzer Tag für gemischte Rollen, Kollegien und die gemeinsame Regel. In beiden Fällen entscheidet die Vorbereitung. Was die KI-Schulung enthält, steht auf der Leistungsseite. Wie du die Skeptiker im Team dabei mitnimmst, liest du in KI im Team einführen.